Arbeitsrecht & Personal

Business-Travel-Hacks für Assistentinnen: 5 Tipps für die Organisation von Geschäftsreisen

Organisieren Sie Geschäftsreisen für Ihre Vorgesetzten oder Kollegen? Dann wissen Sie, dass dies oftmals nicht nur aufwändig, sondern bei spontan angesetzten Trips, gecancelten Flügen, ausgebuchten Hotels und vergessenen Dokumenten nichts für schwache Nerven ist!

Je exotischer die Dienstreise des Chefs ist, desto komplexer gestaltet sich die Organisation. Doch auch bei regelmäßig wiederkehrenden Geschäftsreisen läuft man Gefahr, in der Vorbereitung auf wichtige Details zu vergessen.

Wir liefern Ihnen deshalb 5 praktische Tipps zur optimalen Organisation von Geschäftsreisen!

Tipp 1: Besonderheiten des Reiseziels beachten

Abhängig davon, wohin Ihr Chef reist, gibt es verschiedene Faktoren zu beachten. Überprüfen Sie immer, welche Währung und Kreditkarten akzeptiert werden, ob ein Visum beantragt werden muss oder Impfungen notwendig sind und in welcher Zeitzone das Reiseziel liegt. Stellen Sie sicher, dass Ihr Chef mit der geeigneten Kommunikationstechnik (inkl. passender Ladekabel / Adapter!) ausgestattet ist.

Tipp 2: Reisedokumente perfekt im Griff

So abgedroschen das auch klingen mag: Erinnern Sie Ihren Chef an die Mitnahme aller notwendigen Reisedokumente! Beachten Sie dabei unbedingt die Aktualität der Dokumente, denn viele Länder verlangen eine Mindestgültigkeit von sechs Monaten. Machen Sie sich Kopien von den Ausweisen und Reiseunterlagen, damit Sie bei Verlust und Umbuchungswünschen gerüstet sind.

Tipp 3: Reiseroute, Verkehrsmittel und Unterkünfte clever planen

Überlegen Sie bei der Planung von Geschäftsreisen stets, welches Transportmittel sich am besten eignet und beachten Sie bei der Buchung der Hotels sowohl die Richtlinien Ihres Unternehmens als auch die Vorlieben des Reisenden. Planen Sie immer ausreichend Pufferzeiten zwischen den Verbindungen ein!  Seien Sie auf Flugverspätungen und Terminverschiebungen vorbereitet und halten Sie alle relevanten Daten bereit, um rasch und flexibel Reiseplanänderungen vornehmen zu können.

Tipp 4: Geschäftstermine smart vorbereiten und koordinieren

Informieren Sie sich über den Zweck und das Ziel der Geschäftsreise. Welche Termine wird Ihr Chef wahrnehmen, welche Geschäftspartner wird er treffen? Welche Unterlagen und Datenträger muss Ihr Vorgesetzter dabeihaben? Bereiten Sie Reisepläne, Agenden und Geschäftsunterlagen übersichtlich vor und ordnen Sie diese chronologisch. Denken Sie auch an Gastgeschenke und beachten Sie dabei die landesüblichen Sitten und Gebräuche.

Tipp 5: Vertretung und Erreichbarkeit festlegen

Besprechen Sie rechtzeitig vor der Geschäftsreise, was während der Abwesenheit Ihres Chefs zu tun ist. Wer kann Ihren Vorgesetzten vertreten? Wer darf welche Entscheidungen treffen und in welchen Fällen möchte Ihr Vorgesetzter auf jeden Fall informiert werden? Stimmen Sie auch ab, über welche Kanäle Ihr Chef erreichbar sein wird und wann bzw. wie die Kommunikation über die Distanz ablaufen soll.

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