Das Telefon läutet, dringende E-Mails stapeln sich im Posteingang und eine Besprechung jagt die nächste. Viele Zeitfresser verstecken sich im Büro und nagen an Konzentration und Produktivität. Wir haben die häufigsten Störfaktoren für Sie identifiziert und zeigen Ihnen praktische Tipps für mehr Ruhe im Arbeitsalltag.
1. Zeitfresser Meetings
Meetings ohne Zeitplan und Struktur werden rasch zu richtigen Zeitfressern! Nach aktuellen Studien verbringen Angestellte bis zu 16 Stunden monatlich in unproduktiven Meetings, die kaum zu Ergebnissen führen. So können Sie es besser machen: Begrenzen Sie die Meeting-Dauer im Vorhinein und legen Sie eine Agenda fest. Die ideale Teilnehmerzahl liegt übrigens zwischen 5 und 8 Personen. Es sollte auch einen Moderator geben, der die Ziele im Auge behält.
Tipp: Probieren Sie doch einmal, kurze Besprechungen im Stehen abzuhalten – damit verhindern Sie, dass es sich die Teilnehmer zu bequem machen.
2. Zeitfresser E-Mails
Haben Sie auch ständig Ihren Posteingang nebenbei offen und werden sofort abgelenkt, wenn eine neue (dringende) E-Mail hereinkommt? Die E-Mail-Flut gehört zweifelsohne zu den größten Zeitfressern im Büro. Eine bewährte Strategie ist, etwas mehr Struktur in die Bearbeitung von E-Mails zu bringen: Nehmen Sie sich fixe Zeiten dafür vor (z.B. dreimal am Tag). Gehen Sie Ihre E-Mails der Reihe nach durch und entscheiden Sie sich direkt für beantworten, weiterleiten oder löschen. So vergessen Sie auch nicht auf E-Mails, die im Posteingang nach unten gerutscht sind.
3. Zeitfresser Internet & Social Media
Sie wollten nur schnell etwas im Internet nachschauen – und schon werden Sie in die unendlichen Weiten des WWW gesaugt? Zwar haben die meisten Arbeitgeber nichts dagegen, wenn kurz privat gesurft wird, aber übermäßiger Konsum kann nicht nur die Produktivität, sondern auch das Arbeitsverhältnis gefährden! Nehmen Sie sich daher auch dafür bewusste Pausen vor und blenden Sie Ablenkungen so gut es geht aus.
4. Zeitfresser Klatsch & Tratsch
Ablenkungen auszublenden, ist allerdings gar nicht so leicht, wenn man sich nur kurz einen Kaffee holen wollte und plötzlich von einem Kollegen in ein Endlos-Gespräch verwickelt wird. Smalltalk gehört nun einmal dazu, fördert den Teamgeist und stellt einen Ausgleich zur Arbeit dar. Bei besonders ausschweifenden Kollegen empfiehlt es sich, sie auf etwas später zu vertrösten und dann zu ihnen ins Büro zu kommen. Dann können Sie auch selbst entscheiden, wann Sie wieder gehen möchten.
Tipp: Planen Sie bewusst Zeit für Unterbrechungen ein. Auf diese Weise wirft nicht jede Störung Ihren Zeitplan über den Haufen.
5. Zeitfresser „Aufschieberitis“
Wenn die To-Do-Liste lang und die Aufgaben komplex sind, tendieren wir dazu, erst alle einfachen Punkte abzuarbeiten – unabhängig davon, ob es auch gerade die dringendsten Tätigkeiten sind. Dieses Aufschieben kann Sie täglich bis zu vier Stunden Ihrer effektiven Arbeitszeit kosten! Sortieren Sie Ihre Aufgaben daher nach Prioritäten. Sollte sich trotzdem nicht alles ausgehen, wissen Sie, dass Sie zumindest die wichtigen Dinge erledigt haben.
Tipp: Jeder hat andere Zeitfresser! Beobachten Sie sich deshalb eine Woche lang und notieren Sie sich all ihre Gespräche und Tätigkeiten genau. Das zeigt Ihnen schwarz auf weiß, wo die Zeit sprichwörtlich liegen bleibt.
