Finanzen & Steuern

e-Rechnungen: Mit diesem 5-Punkte-Plan erstellen Sie e-Rechnungen zeitsparend und fehlerfrei

Seit 2014 sind Rechnungen an den Bund im e-Format auszustellen! Erfahren Sie, wie Sie e-Rechnungen rasch und fehlerfrei erstellen und hochladen.

E-Rechnungen an den Bund

Seit 1.1.2014 nehmen die Dienststellen des Bundes nur noch elektronische Rechnungen an. Auch andere öffentliche Stellen (wie Bundesländer, Bundesbeschaffungs GmbH oder Bundesrechenzentrum GmbH) setzen zunehmend auf die E-Rechnung, jedoch ohne gesetzliche Verpflichtung. Diese Liste wird in Zukunft noch erweitert.

Das bedeutet aber nicht, dass jedes Unternehmen Rechnungen im pdf-Format schicken darf, denn: Rechnungen per E-Mail oder Fax gelten als nicht eingebracht, sind nicht gültig, werden zurückgewiesen und nicht bezahlt. Die Rechnung muss vom Bund elektronisch weiterverarbeitet werden können und besonderen Anforderungen hinsichtlich Format, Inhalt und Art der Einbringung entsprechen.

1.   Format festlegen: Was gilt als e-Rechnung?

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung,

  • die in einem strukturierten, elektronischen Format ausgestellt, gesendet, empfangen und verarbeitet wird.
  • die die im Umsatzsteuergesetz (UStG) genannten Merkmale einer Rechnung enthält.

 2.   Registrieren: Welche Voraussetzungen muss ich erfüllen, um e-Rechnungen übermitteln zu können?

Das USP (www.usp.gv.at) ist das Zugangsportal für Unternehmen zu den E-Government-Anwendungen des Bundes. Neben der Abwicklung von Behördenwegen im Internet dient das USP auch als Authentifizierungsportal, um e-Rechnungen die öffentliche Verwaltung einbringen zu können.

Für die Nutzung der E-Government-Anwendungen wie z. B. von E-RECHNUNG.GV.AT bedarf es einer einmaligen kostenlosen Registrierung am USP. Diese kann auf unterschiedliche Arten erfolgen:

  • mittels bestehender FinanzOnline-Zugangsdaten
    • durch den FinanzOnline-Supervisor oder
    • durch den Einzelunternehmer;
    • mittels Bürgerkarte (Chipkarte oder Handy-Signatur)
      • durch den Einzelvertretungsbefugten gesetzlichen Vertreter oder
      • durch den Einzelunternehmer;
    • mittels Registrierung im Info-Center des Finanzamtes
      • bei Fehlen einer FinanzOnline-Kennung,
      • bei fehlender Bürgerkarte (Chipkarte oder Handy-Signatur) oder
      • bei fehlender Einzelvertretungsbefugnis.

Öffentliche Unternehmen registrieren sich über das PVP (Portalverbundprotokoll), entweder per E-Mail an das Stammportal oder über das PAT (Portal Austria), ebenfalls per Mail.

Hat man sich erfolgreich bei einem der beiden Portale registriert und ist mit seinem Benutzernamen angemeldet, kann man über E-RECHNUNG.GV.AT Rechnungsdaten erfassen und übermitteln.

3.      Rechnung erstellen: Welche Informationen muss eine e-Rechnung enthalten?

Wie alle Rechnungen müssen auch e-Rechnungen folgende wichtige Informationen enthalten, die im Umsatzsteuergesetz festgelegt sind sowie einige weitere rechnungsrelevante Daten:

  • Absender (Bezeichnung, Adresse, E-Mail-Adresse, evtl. UID-Nummer, Kontaktdaten)
  • Empfänger (Bezeichnung, evtl. Abteilung, Adresse, evtl. UID-Nummer, Kontaktdaten)
  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Lieferdatum oder Leistungszeitraum
  • Optionale Zahlungsbedingungen (werden diese nicht angegeben, gilt „sofort fällig“)
  • Zahlungsdaten (entweder Bankverbindung mit IBAN und BIC oder SEPA-Lastschriftverfahren)
  • Daten zur verrechneten Ware bzw. Leistung (Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis, USt-Satz)
  • Gesamtpreis (Brutto, Netto, USt)
  • Optional: Rechtsform, Firmensitz, Firmenbuchnummer und Firmenbuchgericht.

Die UID-Nummer des Rechnungsstellers ist bei Rechnungsbeträgen > € 400 zwingend anzugeben. Die UID-Nummer des Rechnungsempfängers ist bei Rechnungsbeträgen > € 10.000 zwingend anzugeben. Besitzen Rechnungssteller und/oder Rechnungsempfänger keine UID-Nummer, ist jeweils der Wert "ATU00000000" oder "00000000" (also 8x die Null) anzugeben, um die Rechnungsprüfung zu bestehen.

Für einen Rechnungsempfänger des Bundes müssen zusätzlich noch folgende Daten angegeben werden:

  • Lieferantennummer (aus der Beauftragung)
  • Auftragsreferenz (aus der Beauftragung)
  • Bestellpositionsnummer (abhängig von der Auftragsreferenz).

Für einen Rechnungsempfänger der anderen öffentlichen Verwaltung müssen zusätzlich noch folgende Daten angegeben werden:

  • Lieferantennummer (aus der Beauftragung)
  • Auftragsreferenz (aus der Beauftragung).

 4.    Rechnung übermitteln: Wie wird eine Rechnung eingebracht?

Nach authentifizierter Anmeldung am USP (Anwendung: Mein USP / Meine Services / E-RECHNUNG.GV.AT) oder im Wege des PVP stehen folgende Einbringungsarten für e-Rechnungen an alle Rechnungsempfänger zur Verfügung:

  • Händisch durch Online-Erfassung der Rechnung im Online-Formular
  • Händisch durch Hochladen/Upload einer e-Rechnung
  • Automatische Übermittlung mittels Webservice

Bei Verwendung der PEPPOL-Transport-Infrastruktur (PEPPOL steht für Pan-European Public Procurement OnLine) erfolgt die Authentifizierung über die von PEPPOL ausgestellten Zertifikate. Dazu sind weder USP-Anmeldung noch PVP-Anbindung notwendig.

Weiters besteht die Möglichkeit, die e-Rechnung durch einen Dritten (z. B. Service Provider, Wirtschaftsprüfer) erstellen und/oder übermitteln zu lassen. Dieser kann für den Rechnungssteller die e-Rechnung nach Anmeldung am USP auf die oben beschriebenen Arten einbringen. Der Rechnungssteller muss in diesem Fall nicht selbst am USP registriert sein. Die WKO stellt im Internet eine Liste der Umsetzungspartner (Softwarehersteller und Serviceprovider) zur Verfügung.

Der User braucht für eine e-Rechnung keine eigene Buchhaltungssoftware. Zwecks Einbringung kann auch das Online-Formular genutzt werden, das im USP angeboten wird. Oder Buchhalter, Steuerberater oder IT-Dienstleister übernehmen die Einbringung. Eine weitere kostenlose Möglichkeit zur Erstellung der E-Rechnung bietet das ebInterface Word-PlugIn. (Bei ebInterface handelt es sich um den österreichischen XML-Rechnungsstandard. Die meisten Buchhaltungsprogramme können diese Dateien lesen und erzeugen.)

Verrechnungsrelevante Beilagen (z.B. Lieferschein), die von einer Bundesdienststelle für die Bearbeitung des Geschäftsfalls als erforderlich angesehen werden, können bis zu einer Gesamtspeichergröße von 15 MB gemeinsam mit der Rechnung elektronisch in den Formaten XML, PDF, XLS, XLSX oder PNG übermittelt werden.

Tipp:

Auf test.erechnung.gv.at kann testweise eine Rechnung hochgeladen werden. Hier hat das Unternehmen die Möglichkeit, eine selbst erzeugte e-Rechnung auf technische Richtigkeit prüfen zu lassen. Sollte die Rechnung technische Fehler aufweisen, wird der Rechnungslegende über eine entsprechende Fehlermeldung auf die Ursache hingewiesen. Die Funktion steht auch ohne vorherige Anmeldung am USP zur Verfügung. In der Testumgebung hochgeladene Rechnungen werden nicht weiterbearbeitet (und daher auch nicht bezahlt).

5.    Bestätigung der Einbringung

a. Technische Prüfung:

Bei der Einbringung werden bestimmte technische Kriterien (z. B. Dateiformat, Pflichtfelder etc.) geprüft.

Bei positivem Prüfergebnis wird bei im Onlineformular erfassten bzw. hochgeladenen Rechnungen ein Registrierungsnachweis angezeigt, bei Verwendung der Webservice- bzw. PEPPOL-Schnittstelle wird eine synchrone positive Antwort-Nachricht versandt.

Sind Fehler aufgetreten, wird vom System eine negative Rückmeldung gegeben. Die e-Rechnung gilt dann als nicht eingebracht; es wird keine E-Mail versandt bzw. kein Webservice-Callback aufgerufen.

b. Inhaltliche Prüfung

Nach erfolgreicher technischer Prüfung werden vom Empfängersystem weitere Bedingungen (z. B. Richtigkeit der Referenzdaten zur Bestellung, Rechnungsempfänger) geprüft.

Von einer inhaltlich richtigen e-Rechnung wird ein PDF erzeugt und an die angegebene empfangende Stelle weitergeleitet. Der Rechnungssteller wird mittels E-Mail bzw. Webservice-Callback (mit dem PDF der Rechnung im Anhang) über die erfolgreiche Annahme verständigt.

Treten bei der inhaltlichen Prüfung Fehler auf, wird der Rechnungssteller mittels E-Mail bzw. Webservice-Callback über die Ursachen verständigt. Die Rechnung gilt dann wieder als nicht eingebracht; es wird kein PDF versendet.

c. Berechnung der Fälligkeit

Der Zeitpunkt des Rechnungseingangs wird mit einem elektronisch erzeugten Eingangsstempel protokolliert und auf dem PDF-Dokument ausgewiesen. Dieser gilt als Basisdatum für die Berechnung der Zahlungsfrist aufgrund der angegebenen Zahlungskonditionen.

Prof. (FH) Mag. Dr. Helmut Siller, MSc, ist Lektor, Fachautor und selbständiger Unternehmensberater mit Sitz in Oberalm.
www.beeratung.net

Weiterführende Links:

Unternehmensserviceportal www.usp.gv.at

Bundesrechenzentrum www.brz.gv.at

Informationen des Bundes zu e-Rechnungen und Einbringung: www.erechnung.gv.at

Link zum Hochladen einer Test-Rechnung: test.erechnung.gv.at

 

 

Bitte geben Sie die Zeichenfolge in das nachfolgende Textfeld ein

Die mit einem * markierten Felder sind Pflichtfelder.

War der Artikel hilfreich?
finde ich gut 0