Geschäftsführung & Management

Coronavirus: 5 Tipps für mehr Sicherheit im Office

In den meisten österreichischen Betrieben ist mittlerweile eine gewisse Normalität zurückgekehrt: Die Mitarbeiter haben ihre Kurzarbeit beendet, sind zurück aus dem Homeoffice und im Lockdown über den Haufen geworfene, neue Prozesse sind auch bis zu einem bestimmten Grad Routine geworden. Gerade in dieser Phase gilt es aber wachsam zu sein und alte Verhaltensmuster nicht wieder einschleifen zu lassen! In unserem Beitrag lesen Sie daher 5 Tipps, wie Sie im Office für mehr Sicherheit sorgen können.

1. Werden Sie nicht nachlässig, was die Hygienemaßnahmen anbelangt! 

Auch wenn Sie am Morgen schon die erste Tasse Kaffee im Büro herbeisehnen oder von Kollegen beim „Guten Morgen“-Sagen in ein Gespräch verwickelt werden: Der erste Weg nach Betreten des Büros sollte Sie immer (und bereits ganz automatisch) zum Händewaschen führen! Da darf auch jede noch so wichtige E-Mail nur die zweite Geige spielen. Im besten Fall wartet natürlich bereits beim Eingang ein Spender mit Desinfektionsmittel, aber selbst wenn dem nicht so ist: Es liegt in Ihrer Eigenverantwortung, die Kollegen nicht zu gefährden. 

Genau diesen Achtsamkeitsblick sollten Sie auch auf andere Bereiche des Büroalltags ausweiten und regelmäßig prüfen, ob z.B. die Schreibtische noch optimaler ausgerichtet werden können oder ob es genaueren Regelungen für die Benutzung von Gemeinschaftsräumen wie Küche, Toiletten, Besprechungsräume und Co bedarf. Doch was ist konkret zu beachten, wenn sich die Mitarbeiter außerhalb ihres normalen Arbeitsplatzes aufhalten? 

2. Stellen Sie eine neue Meeting-Etikette auf! 

Gerade wenn Mitarbeiter aus verschiedenen Abteilungen aufeinandertreffen und sich z.B. beim regelmäßigen Jour fixe im Besprechungsraum versammeln, lautet auch hier die wichtigste Regel: Abstand halten und regelmäßig lüften! Bei einem kleineren Raum ist außerdem zu empfehlen, dass alle Anwesenden eine Maske tragen, um das Übertragungsrisiko zu reduzieren. 

Unser Hinweis an Sie: Überlegen Sie in diesem Zusammenhang, ob wirklich jedes Meeting notwendig ist. Durch die Reduktion auf die wirklich relevanten Besprechungen reduzieren Sie nicht nur das Infektionsrisiko, sondern können vielleicht auch wertvolle Arbeitszeit sparen! 

Und wie sieht es nun aus, wenn Sie Besuch „von außen“ erhalten? Kurz gesagt: Nicht anders. Denn auch wenn Masken im Business Meeting nicht besonders fancy aussehen, ist es umso wichtiger, für ausreichenden Schutz zu sorgen, wenn externe Geschäftspartner daran teilnehmen. Außerdem demonstrieren Sie auf diese Weise, dass Sicherheit in Ihrem Unternehmen oberste Priorität hat. Das ändert natürlich nichts daran, dass persönliche Treffen und insbesondere Zusammenkünfte im größeren Kreis so weit wie möglich vermieden werden sollen. Daher … 

3. Verschieben Sie vorerst alle Firmenevents auf später! 

Gemeinsame Zusammenkünfte, bei denen es mal nicht vorrangig um die Arbeit, sondern vielmehr um Team-Building geht, sind ein nicht unwesentlicher Faktor, damit alle Mitarbeiter einer Firma am gleichen Strang ziehen. Vor allem die Weihnachtsfeier gilt in vielen Betrieben als das jährliche Highlight. Dennoch ist es ratsam, diese Tradition für 2020 einmal auszusetzen. 

Und ja: Auf die Weihnachtsfeier zu verzichten ist zwar schade, aber sicherlich kein Weltuntergang! Außerdem müssen Sie deswegen das weihnachtliche Ambiente und den gemeinsamen Jahresausklang nicht ganz ausfallen lassen. Wie wäre es z.B. mit einem Umtrunk innerhalb der Abteilung? Im kleinen Kreis auf das erfolgreich gemeisterte Krisenjahr anzustoßen kann genauso nett sein und Sie beschränken den direkten Kontakt auf jene Leute, die ohnehin im Alltag am meisten miteinander zu tun haben. 

4. Sorgen Sie dafür, dass Ihre Mitarbeiter nicht krank zur Arbeit kommen! 

Keine Frage: Es bringt nichts, Panik zu schieben und auch nicht jeder kleine Husten ist gleich als Corona-Infektion auszulegen. Dennoch sollten Sie erste Anzeichen nicht auf die leichte Schulter nehmen. Überlegen Sie sich daher, wie in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Abteilung mit den herbstlichen Erkältungen oder der anstehenden, jährlichen Grippezeit umgegangen werden soll. Was ist z.B. an die Führungskraft zu melden? Und welchen Beitrag können Sie aus organisatorischer Sicht dazu leisten? 

Die einfachste Lösung hierfür ist sicherlich die außerordentliche Genehmigung von Homeoffice. Doch oft machen – gerade in größeren Unternehmen – die langsamen Mühlen der Bürokratie dem Ganzen einen Strich durch die Rechnung. Planen Sie daher voraus und überlegen Sie, ob sich Genehmigungsprozesse vereinfachen lassen oder Sie Kompetenzen anders verteilen können, um im Fall der Fälle rasch zu reagieren. 

5. Entwerfen Sie nicht nur ein gutes Sicherheitskonzept, kommunizieren Sie dieses auch! 

Alle Szenarien einmal durchzudenken und für sein Unternehmen ein Sicherheitskonzept zu erstellen ist wahrscheinlich die wichtigste Voraussetzung, um die kommende Herbst/Winter-Saison gut zu überstehen. Nur: Die besten Regelungen nützen nichts, wenn die Mitarbeiter diese nicht kennen! 

Fassen Sie daher in einfacher Weise zusammen, was in welcher Situation zu tun ist und an wen sich die Mitarbeiter zu wenden haben. Diese Informationen stellen Sie am besten so zur Verfügung, dass jederzeit alle darauf zugreifen und darin nachlesen können (z.B. im Rahmen von FAQs oder einer Checkliste über MS Teams). 

Gute Vorbereitung ist also schon die halbe Miete – verdrängen Sie das Thema daher nicht, sondern finden Sie einen Weg, wie Sie in Ihrem Unternehmen bestmöglich damit umgehen. 

Und dazu noch ein letzter Tipp: Als Arbeitgeber sind Sie verpflichtet, Ihre Mitarbeiter über wichtige Änderungen der Arbeitnehmerschutzvorschriften zu informieren. Unsere Neuauflage „Aushangpflichtige Gesetze – Arbeitnehmerschutz 2021“ sammelt die wichtigsten Gesetze und Verordnungen dazu sowie die aktuellen COVID-19-Bestimmungen in einem Band – und erspart Ihnen ein mühsames Zusammensuchen! 

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